Teknologi Biometrics, yaitu pengukuran terhadap karakteristik fisikal
yang unik, adalah solusi yang ideal bagi permasalahan identifikasi secara
digital. Biometrics memungkinkan kita untuk mengidentifikasikan diri
kita kepada perangkat digital.
Fisik yang telah dikembangkan antara lain: wajah, alis atau retina mata,
suara, dll. Sidik Jari merupakan fisik yang telah dikembangkan sejak
lama.
Kemajuan yang drastis dari Biometrics telah membuat perangkat Time
& Attendance menjadi lebih berperan sebagai perangkat absen, baik
untuk karyawan kantor, pekerja pabrik, pekerja garment, ataupun untuk
mahasiswa/siswa sekolah.
Prima Attendance System dirancang untuk membantu pengolahan informasi
personalia, termasuk absensi yang menggunakan Fingerprint sensor, Password
Key-In, atau dapat dilakukan secara manual.
Fungsi utama dari sistem ini adalah sebagai information provider terhadap
kebutuhan informasi personalia yang dapat diakses secara on-line oleh
setiap jenjang jabatan pada struktur organisasi perusahaan sesuai dengan
hak akses masing-masing penggunanya
LINGKUP PRIMA TIME ATTENDANCE SYSTEM
1. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi meliputi: Tugas (Task) dan Tanggungjawab (Responsibility),
termasuk persyaratan (Qualifications) dari semua jabatan yang tersedia.
Tiga jenjang dari struktur ini adalah: Departemen, Bagian/Section,
dan Jabatan pada masing-masing Section tersebut.
2. DATA KARYAWAN
Pengelolaan Data Karyawan, mulai dari Penerimaan Karyawan Baru,
Karyawan mengundurkan diri atau PHK, Mutasi Jabatan, dst.
Informasi Karyawan yang dikelola termasuk Foto karyawan yang bersangkutan
untuk keperluan identifikasi visual ataupun untuk pencetakan Kartu
Tanda Pengenal (ID Card) dan Kartu Nama.
Perubahan (update) terhadap karyawan yang terkait dengan Penggajian,
dapat diposting secara automatis ke Prima Payroll System.
Sebagai options, sistem juga dilengkapi dengan track record karyawan,
riwayat kesehatan, kondite, dan penghargaan.
3. KALENDAR KANTOR
Pengaturan Hari Kerja dan Hari Libur, termasuk catatan Perayaan/Hari
Besar.
Catatan Aktivitas termasuk aktivitas yang berulang seperti pembayaran
rekening telepon setiap bulan, dikelompokkan berdasarkan 3 katagori,
yaitu: catatan kantor, catatan departemen, dan catatan personal/pribadi.
4. SHIFT SCHEDULE
Pengelolaan Jam Masuk Kantor dan Keluar Kantor pada Hari Kerja dan
Hari Libur.
Pengaturan Shift Karyawan.
Pengaturan Cuti dan Ijin lainnya.
5. ABSENSI KARYAWAN
Absensi Karyawan pada saat jam masuk kantor dan jam keluar kantor.
Dapat dilakukan secara manual, menggunakan keyboard (password key-in),
atau menggunakan FingerPrint sensor.
Pengajuan Ijin/Cuti termasuk persetujuannya.
SPESIFIKASI TEKNIS
Dijalankan secara Single atau
Multi user.
Dilengkapi multi-level security
system, dimana setiap user diatur hak pakainya, sehingga keamanan
akses dapat dijamin.
Data dikelola oleh Microsoft SQL
Server.
User/Client menggunakan PC yang
dijalankan menggunakan sistem operasi Windows.
User Interface dikembangkan menggunakan
Microsoft Access Project, processing menggunakan Visual Basic for
Application.
Standarisasi sistem dan pengoperasian
dirancang sedemikian sehingga para pemakai sistem dapat mengoperasikan
sistem dengan tata cara yang sama/serupa.
Sistem menyediakan fasilitas export
ke aplikasi lain seperti Microsoft Word, Excel, dsb. sehingga data/informasi
dapat diolah lebih jauh menggunakan aplikasi tersebut.
